Herausforderung:

Viele Unternehmen im produzierenden Gewerbe erhalten jährlich tausende Auftragsbestätigungen per E-Mail. Die manuelle Verarbeitung dieser Dokumente ist zeitaufwendig, fehleranfällig und bindet wertvolle personelle Ressourcen.
Dabei entstehen folgende Herausforderungen:

• Hoher manueller Aufwand beim Auslesen und Übertragen von Daten aus E-Mails und Anhängen ins ERP-System
• Fehlerquellen durch Abtippen und Zuordnungsfehler
• Verzögerungen im Bestellprozess durch zeitintensive Bearbeitung
• Eingeschränkte Transparenz und Nachverfolgbarkeit bei Rückfragen oder Abweichungen

Dadurch entstehen unnötige Kosten, und die Effizienz der internen Abläufe wird erheblich beeinträchtigt.

Lösung:

Durch den Einsatz einer individuellen, automatisierten KI-Lösung werden eingehende E-Mails mit Auftragsbestätigungen und deren Anhänge automatisch ausgelesen, relevante Daten extrahiert und direkt mit offenen Bestellungen im ERP-System abgeglichen. Die maßgeschneiderte Software wird vollständig in die bestehenden Systeme integriert.
Der Prozess im Überblick:

• Automatisches Empfangen und Auslesen der E-Mails
• Extraktion der relevanten Daten aus Text und Anhang
• Abgleich mit offenen Bestellungen im ERP
• Automatische Übernahme bei Übereinstimmung
• Bei Abweichungen: Übergabe an eine Zwischentabelle zur manuellen Klärung durch Sachbearbeiter. Anschließend Übernahme der korrigierten Daten per Knopfdruck

Business Case:

Durch die Automatisierung und KI-Unterstützung werden pro Auftragsbestätigung durchschnittlich 4 Minuten eingespart. Bei 12.000 Bestellungen pro Jahr ergibt das eine jährliche Zeitersparnis von 800 Stunden.
Das bedeutet:

• Entlastung der Mitarbeitenden von monotonen Tätigkeiten
• Reduzierung von Fehlerquellen und -quoten
• Schnellere Bearbeitung und höhere Prozessqualität
• Deutliche Senkung der Prozesskosten und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit