Warum

Der digitale Posteingang ist heute das Herzstück der Kommunikation in Unternehmen. Nicht nur E-Mails, sondern alle digitalisierten Dokumente und deren Anhänge strömen täglich in großen Mengen ein. Mit der zunehmenden Vielfalt und Komplexität dieser digitalen Nachrichten und Dokumente stoßen manuelle Prozesse schnell an ihre Grenzen. Das führt zu Verzögerungen, Fehlern und einem hohen Ressourcenaufwand. Auch traditionelle Softwarelösungen bieten oft nicht die notwendige Flexibilität, um die wachsende Vielfalt und Komplexität der Anfragen optimal zu bewältigen.
Genau hier setzt unsere automatisierte Lösung für die Posteingangsverarbeitung an. Mithilfe von Generativer KI (GenAI) ermöglichen wir Unternehmen, diesen manuellen Aufwand signifikant zu reduzieren. Unsere Lösung erfasst und kategorisiert nicht nur E-Mails und digitale Dokumente, sondern extrahiert auch die relevanten Informationen, trifft automatisierte Entscheidungen und initiiert passende Folgeaktionen. So helfen wir Euch, Bearbeitungszeiten zu verkürzen, Fehler zu minimieren und wertvolle Ressourcen freizusetzen.

Wie

Unsere Lösung deckt den gesamten Prozess der digitalen Posteingangsverarbeitung ab, von der Vorverarbeitung bis zur Ausführung der Folgeaktionen. Der Prozess beginnt mit einer gründlichen Vorverarbeitung der Emails und digitalen Dokumente, bei der wir Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) einsetzen, um Text aus gescannten oder fotografierten Dokumenten sowie handschriftlichen Notizen zuverlässig zu extrahieren. Anschließend übernehmen fortschrittliche Large Language Models (LLM) die Klassifizierung der Inhalte, um digitalen Nachrichten und Dokumente präzise den richtigen Kategorien zuzuordnen. Auf Basis dieser Klassifizierung extrahieren die LLM relevante Informationen und leiten daraus automatisch weitere Schritte ab – sei es die Generierung von Antwort-Emails, die Weiterleitung an zuständige Abteilungen oder andere notwendige Aktionen.

Was

Unser Leistungsangebot umfasst:

• Texterkennung (OCR): Wir automatisieren die Erkennung und Extraktion von Texten aus gescannten oder fotografierten Dokumenten sowie aus komplexen E-Mail-Anhängen. Selbst handschriftliche oder schwer lesbare Inhalte machen wir so nutzbar.
• Klassifizierung von E-Mails und Anhängen: Mit dem Einsatz von Large Language Models (LLMs) kategorisieren und priorisieren wir eingehende digitale Nachrichten und Dokumente. Diese werden automatisch den relevanten Kategorien, Abteilungen oder Bearbeitungsprozessen zugeordnet.
• Informationsextraktion: Wir extrahieren gezielt relevante Daten und Informationen aus digitalen Nachrichten und Dokumenten, wie Kundennummern, Rechnungsdetails oder Terminvereinbarungen, um eine reibungslose Weiterverarbeitung zu ermöglichen.
• Automatisierte Antwortgenerierung: Basierend auf dem Inhalt der eingegangenen Nachrichten erstellen und versenden wir personalisierte Antworten, um eine schnelle und konsistente Kundenkommunikation sicherzustellen.
• Weiterleitung: Wir sorgen für die automatische Weiterleitung von extrahierten und ggf. aufbereiteten Informationen an die zuständigen Abteilungen oder Mitarbeiter, um den Bearbeitungsprozess effizient zu gestalten.
• Individuelle LLM-Auswahl: Je nach Euren Anforderungen (z.B. Datenschutz oder Kosten) wählen wir das passende Large Language Model, sei es Gemini, OpenAI oder ein anderes Modell, und integrieren es optimal in eure Arbeitsabläufe.
• Integration in bestehende Systeme: Unsere Lösung binden wir nahtlos in Eure bestehende IT-Infrastruktur ob Cloud oder On-Premise und Arbeitsabläufe ein, um das volle Potenzial der Automatisierung auszuschöpfen und Prozesse optimal zu unterstützen.
• Cross-funktionale Teams: Wir stellen individuelle Cross Funktionale Teams, die die benötigten Kompetenzen und Erfahrungen für die Umsetzung mitbringen.

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